PIM im B2B‑Handel: Datenstandards, Reihenfolge, Aufwand

Reden wir übers PIM!

Im technischen Großhandel, in der Elektroindustrie und im Baustoffhandel ist die Frage längst nicht mehr „Brauchen wir ein PIM?", sondern „Wie führen wir es so ein, dass es trägt?". Wer das Grundlagenwissen schon mitbringt, stolpert in der Praxis nämlich über andere Dinge: über Lieferantendaten in drei Dutzend Formaten, über die Frage, ob zuerst das PIM oder der Shop kommt, und über die ehrliche Einschätzung, wie viel Personal der Betrieb am Ende bindet.

Dieser Beitrag setzt genau dort an. Er erklärt nicht zum x‑ten Mal, was ein PIM ist, sondern beantwortet die Fragen, die im B2B‑Handel vor und während einer PIM‑Einführung wirklich anfallen – von Datanorm, BMEcat und ETIM über die richtige Reihenfolge bis zur Wirtschaftlichkeit.

Inhaltsverzeichnis

• TLDR
• Kurz eingeordnet: Was ein PIM ist – und was es vom ERP trennt
• Datenstandards im B2B‑Handel: Datanorm, BMEcat, ETIM
• Praxisbeispiel: B2B‑Großhandel mit vielen Lieferanten
• Wer mit dem PIM arbeitet – und wie viel Aufwand realistisch ist
• PIM oder Webshop‑Relaunch – was zuerst?
• Was sich realistisch über die Wirtschaftlichkeit sagen lässt
• Wie Cyber‑Solutions PIM‑Einführungen begleitet
• Fazit: Bei PIM entscheidet die Vorarbeit, nicht das Tool

TLDR

• Im B2B‑Handel sind die nativ unterstützten Datenstandards (Datanorm, BMEcat, ETIM) wirtschaftlich oft entscheidender als jedes Frontend‑Feature eines PIM.
• Ohne PIM pflegen mehrere Mitarbeitende Lieferantendaten manuell zwischen Excel, ERP, Shop und Katalog – Fehler sind dann systembedingt, nicht Schlamperei.
• Wer parallel PIM und Webshop‑Relaunch erwägt, sollte das Datenfundament zuerst klären – ein Relaunch auf schlechten Daten reproduziert die alten Probleme in neuer Optik.
• Der personelle Aufwand verschwindet mit einem PIM nicht, er verlagert sich – weg von Datenkopiererei, hin zu Datenqualität und Lieferanten‑Onboarding. Belastbare FTE‑Zahlen entstehen erst nach einer Ist‑Aufnahme.
• Pauschal‑ROI‑Versprechen sind ein verlässliches Warnsignal. Seriöse Schätzungen brauchen eine Bestandsaufnahme der eigenen Datenflüsse.
• Grundlagen, Definition und Abgrenzung zu ERP, DAM, MDM und PDM klärt der Beitrag „Was ist ein PIM?" – dieser Artikel setzt einen Schritt später an.

Kurz eingeordnet: Was ein PIM ist – und was es vom ERP trennt

Damit der Rest des Beitrags sauber aufsetzt, in zwei Sätzen die Abgrenzung: Ein PIM (Product Information Management) ist die zentrale Datenbasis für alles, was ein Unternehmen über ein Produkt nach außen kommuniziert – Beschreibungen, Übersetzungen, Klassifikationen, Varianten, Medienverknüpfungen –, aufbereitet für Webshop, Marktplatz, Print‑Katalog und App. Das ERP bleibt die kaufmännische Wahrheit (Artikelnummer, Preis, Bestand); das PIM ergänzt es genau dort, wo das ERP nicht gebaut ist: bei freien, mehrsprachigen, vermarktungsrelevanten Inhalten.

Wer die vollständige Definition, die Funktionsweise und die Abgrenzung zu DAM, MDM und PDM nachlesen möchte, findet das im Grundlagenbeitrag „Was ist ein PIM?". Für den B2B‑Handel ist die entscheidende Erkenntnis ohnehin eine andere – und die beginnt bei den Datenformaten.

Datenstandards im B2B‑Handel: Datanorm, BMEcat, ETIM

In bestimmten Branchen geht es ohne PIM faktisch nicht mehr. Der technische Großhandel, die Elektroindustrie, der Baustoffhandel und benachbarte B2B‑Felder leben von strukturierten Datenaustauschformaten, die das ERP allein nicht abbildet:

• Datanorm ist seit Jahrzehnten der etablierte Standard für den Artikelstammdaten‑Austausch im technischen Großhandel. Liefert in der Regel der Hersteller, der Händler verarbeitet sie weiter.
• BMEcat ist das Katalogformat für E‑Procurement und elektronische Marktplätze. Häufig die Voraussetzung, um in OCI‑ oder Procurement‑Portale wie SAP Ariba oder Onventis zu liefern.
• ETIM ist die internationale Klassifikation für technische Produkte, ergänzt um Merkmale, Einheiten und Wertelisten. Ohne ETIM‑Konformität fällt ein Produkt in vielen B2B‑Marktplätzen schlicht aus dem Filter.

Ein PIM, das in diesen Branchen ernst genommen wird, muss diese Formate nicht nur exportieren, sondern auch importieren, validieren und über Versionen hinweg konsistent halten können. Genau hier entstehen die wirtschaftlich relevanten Effekte: Eine Datanorm‑Lieferung, die heute manuell in ein ERP umgemappt wird, läuft in einem PIM strukturiert ein, wird gegen das interne Klassifikationsmodell abgeglichen und automatisiert für Shop und Marktplatz aufbereitet. Bei der Tool‑Auswahl ist daher die Frage „Welche Datenformate kann das PIM nativ?" oft entscheidender als jedes Frontend‑Feature.

Praxisbeispiel: B2B‑Großhandel mit vielen Lieferanten

Stellvertretend ein typisches Setup: Ein mittelständischer Großhändler vertreibt zehntausende Artikel, davon einen kleineren Teil aktiv geführt. Daten kommen von einer hohen zweistelligen bis dreistelligen Zahl an Lieferanten in unterschiedlicher Qualität – ein Teil als Datanorm‑Lieferung, ein Teil als Excel‑Liste mit inkonsistenten Mengeneinheiten, ein Teil als PDF‑Katalog. Der Vertrieb verlangt einen funktionierenden Webshop, ein Procurement‑Portal für Großkunden und ein klassisches Print‑Sortiment für den Außendienst.

Ohne PIM lautet die ehrliche Antwort meist: mehrere Mitarbeitende pflegen Excel‑Tabellen, prüfen Lieferanten‑Updates und kopieren Daten zwischen Shop, ERP und Katalog. Fehler sind systembedingt – nicht weil schlampig gearbeitet wird, sondern weil das Werkzeug nicht zum Problem passt. Mit PIM verschiebt sich der Fokus: Lieferantendaten laufen strukturiert ein, ETIM‑Klassifizierungen werden über Regeln zugewiesen, Übersetzungen und Marketingbeschreibungen werden zentral gepflegt und automatisiert an die Kanäle ausgespielt. Der personelle Aufwand verschwindet nicht – er verlagert sich weg von repetitiver Datenkopiererei hin zu Datenqualität und Lieferanten‑Onboarding.

Wer mit dem PIM arbeitet – und wie viel Aufwand realistisch ist

Ein PIM ist klassischerweise ein cross‑funktionales System. Im Tagesbetrieb arbeiten typischerweise Produktmanager, Marketing‑ und Content‑Teams, E‑Commerce‑Verantwortliche, Übersetzer oder Übersetzungsagenturen sowie Vertriebsabteilungen mit dem System. Die IT verantwortet Integrationen mit ERP, Shop, DAM und Marktplätzen. Die Datenpflege‑Verantwortung liegt in der Regel in der Fachabteilung, nicht in der IT. Genau hier entscheidet sich, ob eine PIM‑Einführung trägt: Wer das PIM rein technisch betrachtet und die Organisation außen vor lässt, bekommt am Ende ein zweites Excel mit besserer Oberfläche. Wer Workflows, Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse mitdenkt, baut tatsächlich eine produktive Datenplattform.

Wie viel personeller Aufwand am Ende konkret nötig ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. In der Praxis treiben fünf Faktoren den FTE‑Bedarf am stärksten: die Anzahl aktiv geführter Artikel und die Frequenz neuer Produkte; die Anzahl Lieferanten und die Heterogenität ihrer Datenlieferungen; die Zahl der Kanäle, Sprachen und Märkte; die Tiefe der Klassifikation (ETIM‑vollständig versus proprietär); und der Anteil automatisierbarer Pflegeprozesse. Wer mit einem PIM startet und gleichzeitig schlecht gepflegte Lieferantendaten erbt, baut zunächst Aufwand auf, nicht ab – Datenqualität ist eine Vorleistung, kein Nebeneffekt. Belastbare FTE‑Zahlen entstehen erst nach einer Ist‑Aufnahme der eigenen Datenflüsse.

PIM oder Webshop‑Relaunch – was zuerst?

Eine Frage, die in Erstgesprächen sehr oft kommt: Brauchen wir ein PIM, ein neues Shopsystem – oder beides? Die ehrliche Antwort hängt am Engpass. Wer einen funktionierenden Shop hat, der aber von schlechten Produktdaten gebremst wird (lückenhafte Beschreibungen, falsche Varianten, fehlende Bilder, keine sauberen Klassifikationen), löst mit einem PIM‑Projekt mehr Probleme als mit einem Shop‑Relaunch. Wer dagegen eine veraltete Shop‑Plattform betreibt, deren Daten im Kern in Ordnung sind, holt sich mit einem Relaunch den größeren Hebel.

In vielen mittelständischen Projekten erweist sich allerdings die Doppellösung als wirtschaftlich sinnvoll: PIM und Shop werden gleichzeitig aufgesetzt, aber strikt in dieser Reihenfolge entwickelt – erst das Datenfundament, dann der Kanal. Ein Shop‑Relaunch auf einem schlechten Datenfundament reproduziert die alten Probleme in neuer Optik. Umgekehrt entfaltet ein PIM seinen Wert ohnehin erst, wenn der Kanal die strukturierten Daten auch nutzt. In jedem Fall lohnt es sich, die Architektur von Anfang an entkoppelt zu denken: PIM, Shop und ERP als eigenständige Systeme mit klaren Schnittstellen, nicht als monolithische Plattform, in der alles miteinander verheiratet ist.

Was sich realistisch über die Wirtschaftlichkeit sagen lässt

Über die Amortisation eines PIM‑Projekts werden in Pitches gerne griffige Zahlen herumgereicht – „rechnet sich nach 18 Monaten", „spart 30 % Pflegeaufwand". Solche Aussagen sind selten falsch, aber fast immer kontextabhängig: Sie gelten für ein konkretes Setup, das nicht das eigene sein muss. Pauschal‑ROI‑Versprechen sind in PIM‑Projekten ein verlässliches Warnsignal.

Was sich seriös sagen lässt: Der wirtschaftliche Nutzen entsteht in drei Kategorien. Erstens beim Aufwand – weniger manuelle Datenkopiererei zwischen Excel, ERP, Shop und Print‑Vorlagen; spürbar, sobald mehr als zwei Kanäle und mehr als ein paar tausend Artikel im Spiel sind. Zweitens bei der Time‑to‑Market – neue Produkte, Aktionen und Sortimentswechsel erreichen schneller den Kanal; relevant überall dort, wo das Sortiment sich häufig ändert oder saisonalen Schwankungen unterliegt. Drittens bei der Datenqualität – weniger Retouren durch falsche Beschreibungen, geringeres Abmahnrisiko durch fehlende Pflichtinformationen, höhere Conversion durch vollständige Produktdaten; schwer zu beziffern, aber durchgängiges Feedback aus unseren Projekten.

Wer eine belastbare ROI‑Schätzung sucht, kommt um eine Ist‑Aufnahme der eigenen Datenflüsse nicht herum. Eine fundierte Diskussion der typischen Kostenstrukturen liefert der Beitrag „Was kostet ein PIM‑System?" – konkrete Amortisationszeiten lassen sich seriös erst nach einer kurzen Bestandsaufnahme nennen, nicht in einem Blog.

Wie Cyber‑Solutions PIM‑Einführungen begleitet

In PIM‑Projekten ist die größte Herausforderung selten die Software – sondern die Verbindung zur restlichen Systemlandschaft. Cyber‑Solutions begleitet PIM‑Einführungen mit Fokus auf der ganzheitlichen Architektur: ERP‑Anbindung, DAM‑Integration (unter anderem mit CELUM), CMS‑ und E‑Commerce‑Verknüpfung sowie die fachliche Modellierung der Produktstruktur. Als DynamicWeb‑Partner setzt Cyber‑Solutions PIM dabei häufig im Kontext einer integrierten CMS‑/Commerce‑/PIM‑Plattform um, die für mittelständische Hersteller und Händler wirtschaftlich kalkulierbar bleibt – andere Konstellationen sind je nach Ausgangslage ebenfalls möglich.

Wer noch unsicher ist, ob ein PIM zum aktuellen Reifegrad passt, findet im Beitrag „Ab wann macht ein PIM Sinn?" einen praxisnahen Leitfaden, und im Beitrag „Was kostet ein PIM‑System?" eine fundierte Diskussion der Kostenstrukturen.

Fazit: Bei PIM entscheidet die Vorarbeit, nicht das Tool

Im B2B‑Handel scheitern PIM‑Projekte selten an der Software. Sie scheitern an unklaren Datenhoheiten, an Lieferantendaten, die niemand strukturiert hat, und an der falschen Reihenfolge. Wer die Datenstandards, die Verantwortlichkeiten und die Frage „PIM oder Relaunch zuerst?" vor dem Projektstart klärt, hat den wirtschaftlich relevanten Teil bereits hinter sich – der Rest ist Handwerk.

Sie planen ein PIM oder evaluieren Alternativen? Lassen Sie uns gemeinsam klären, welche Kosten realistisch sind – technisch und organisatorisch.

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