Wie kann ich Arbeitsabläufe optimieren?

Checkliste anfordern: Prozesse kosteneffizient optimieren

Inhaltsverzeichnis

• Grundlegendes zur Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Das Pareto Prinzip
  • Auswahl der zu optimierenden Arbeitsabläufe
• Die Analyse
• Dazu ein kleines Beispiel
  • Ergebnis
• Allgemeine Tipps für mehr Zeit
  • Technische Hilfsmittel
  • Umgebung
  • Prioritätenliste
  • Kein Wechsel zwischen Tätigkeiten
  • Zeitprotokoll
• Zusammenfassung

Grundlegendes zur Optimierung von Arbeitsabläufen

Ein jeder kennt Situationen bei der man sich denkt: "Wie soll ich das nur alles schaffen", oder "diese Tätigkeit kostet mir viel zu viel Zeit, bringt keine Umsätze, muss aber einfach gemacht werden". Potentiale für Zeitersparnisse gibt es immer. Doch warum macht es Sinn, Arbeitsabläufe zu hinterfragen? Motive dazu gibt es mehrere. In den meisten Fällen möchten Unternehmer dadurch ihre Umsätze steigern. Ein Motiv kann aber auch sein, mehr Zeit für andere Dinge freizumachen, oder um wieder mehr Spaß an der Arbeit zu bekommen.

Das Pareto Prinzip

Geht es nach Pareto ergeben 20% der investierten Arbeitszeit 80% der Ergebnisse. Das gleiche gilt für den Umsatz. 20% der Kunden sind für 80% des Umsatzes verantwortlich. Daher sollte man immer versuchen mehr Zeit für die "wichtigen 20%" freizuschaufeln. Wenn Sie mehr über die 80-zu-20-Regel erfahren wollen, gibt es im Netz genügend Artikel aber auch Videos auf Youtube und sehr gute Lektüre.

Wer Pareto lebt, weiß auch das Potential für Optimierung lebt.

Auswahl der zu optimierenden Arbeitsabläufe

Um Arbeitsabläufe optimieren zu können, müssen diese erst einmal auf Arbeitsschritt-Ebene analysiert werden.

Am besten fängt man mit jenen an, die sich am häufigsten wiederholen (wiederkehrende Arbeitsabläufe), da hier durch die Multiplikation am meisten Potential im Falle einer Optimierung des Prozesses vorliegt. Dazu erstellt man sich eine Tabelle in denen man die einzelnen Abläufe auflistet, um sich nach der Analyse eine jährliche mögliche Zeitersparnis ausrechnen zu können.

Die Tabelle kann so aussehen, es kann jedoch je nach Art der Abläufe Sinn machen, die Tabelle noch detaillierter zu gestalten:

---

Die Analyse

Für die Optimierung von Arbeitsabläufen gibt es viele Möglichkeiten. Sie können daher bei der Analyse ruhig kreativ sein. Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie selbstkritisch an die Sache herangehen.

Haben Sie sich für einen Ablauf entschieden, stellen Sie sich nun folgende Fragen und versuchen Sie darauf eine Antwort zu finden:

• Wie lange brauchen Sie für diesen Ablauf?
• Wie führen Sie diesen aus? Händisch am Papier, am Telefon, oder am Computer? Haben Sie vielleicht eine Software mit der Sie diesen Ablauf ausführen?
• Aus welchen Arbeitsschritten besteht dieser Arbeitsablauf?
• Welche Arbeitsschritte sind entscheidend für einen erfolgreichen Arbeitsablauf?
• Welcher dieser Schritte ist vielleicht unnötig, veraltet oder überholt?
• Welche Arbeitsschritte können vielleicht vereinfacht oder zusammengefasst werden?
• Welche Arbeitsschritte halten in manchen Fällen am meisten auf?
• Wo im Ablauf gibt es die meisten Fehlerquellen?

Wenn Sie diese Punkte durchgearbeitet haben, sollten Sie einige Optimierungsmaßnahmen als Ergebnis haben.

Dazu ein kleines Beispiel

Martina arbeitet im Büro eines Metallwarenhändlers und nimmt Kundenanrufe entgegen. Ihr Arbeitsablauf bei den meisten Kundenanrufen sieht folgendermaßen aus:

Der ganze Arbeitsablauf dauert im Schnitt 35 Minuten.

Es fällt auf, dass Sie sehr viel noch händisch auf Papier macht. Mit einem vorgefertigten Formular, könnte sie schon einmal alle Informationen schneller und effizienter aufnehmen. Würde sie jedoch schon mit einem CMS (Content Management System) am Computer arbeiten, wären die Daten gleich gespeichert, archiviert und sie könnte sich auch gleich den Schritt "Kunden in Kundenkartei anlegen" sparen.

Entscheidend für diesen Ablauf ist, dass bei der Aufnahme der Informationen keine Fehler passieren. Es könnte sein, dass Informationen fehlen, weil diese nicht abgefragt wurden, oder dass ein Fehler bei der Notiz gemacht wurde, weil die Lesbarkeit vielleicht nach dem Telefonat nicht mehr so gegeben ist.

Ersteres kann man mit Hilfe einer Checkliste oder einem Formular lösen. Zweiteres durch die Verwendung einer Software, da hier die Lesbarkeit immer gegeben ist und Felder zum Teil Auswahlfelder und keine Freitextfelder sind.

Arbeiten Sie mit Formularen und Checklisten. Sie helfen Ihnen dabei schneller und effizienter zu arbeiten.

Kundenkarteien noch händisch zu führen ist überholt und sollte heut zu Tage ausschließlich am Computer passieren. Dadurch ist einerseits ein schneller Zugriff möglich und andererseits auch eine bessere Übersicht gegeben.

Auch Rechnungen noch händisch zu schreiben kann viel Zeit in Anspruch nehmen und ist zudem auch noch eine weitere Fehlerquelle. Hätte Martina eine Software in der Sie eine Bestellung aufgenommen hätte, könnte sie auch gleich eine standardisierte Rechnung mit allen nötigen Daten ausdrucken.

Durch die Verwendung einer Software würde der Schritt "Kundendaten aufnehmen" und der Schritt "Kunden in Kundenkartei anlegen" zusammengefasst werden.

Am meisten würde Martina Zeit verlieren, sollte Sie etwas bei der Aufnahme vergessen haben zu fragen, oder wenn sie einen Fehler bei der Notierung macht. Im ersten Fall müsste sie, sofern es möglich ist, den Kunden zurückrufen und die vergessenen Informationen nachfragen → Zusätzliche 5 Minuten

Durch ein Formular oder eine Checkliste können solche Fälle vermieden werden.

Im zweiten Fall kann es z.B vorkommen das durch eine falsche Schreibweise der Adresse das Paket beim Kunden nicht ankommt. → Zusätzliche 15 Minuten

Bei der Verwendung einer Software gibt es die Möglichkeit einer Adressprüfung. Sollte es diese Adresse nicht geben, muss es an der Schreibweise liegen.

Ergebnis

Mit der Verwendung von Formularen und Checklisten könnte Martina 3 Minuten sparen und die Fehlerquellen minimieren, da sie alle Infos schneller bekommt. Das würden ca. 10% Optimierung entsprechen.

Mit der Einführung einer passenden Software würde sich Martina 10 Minuten pro Ablauf Sparen, die Fehlerquellen minimieren, plus den Überblick über alle Daten behalten, da sie alle Infos schneller bekommt, gleich alle Kundendaten im System hat und sofort eine Rechnung ausdrucken kann. Das würde eine Optimierung von ca. 30% ergeben. Je nach Häufigkeit kann das in einem Jahr eine Ersparnis von einigen Wochen ergeben.

Wurden die Optimierungsmaßnahmen erst einmal umgesetzt und ist der "neue" Arbeitsablauf wieder zur Routine geworden, sollte man überprüfen ob sich weitere Optimierungsmöglichkeiten ergeben, aber auch ob durch gewisse Maßnahmen negative Nebeneffekte entstanden sind die sich z.B auf andere Abläufe auswirken.

Im Beispiel des Metallwarenhändlers könnte man z.B mit einem Hochregallager mit der dazugehörigen Logistik die Bestellung automatisiert zusammen stellen lassen. Das macht natürlich erst ab einer bestimmten Höhe an Artikelverkäufen Sinn.

---

Allgemeine Tipps für mehr Zeit

Es gibt auch generelle Maßnahmen die Ihnen im Allgemeinen eine Zeitersparnis bringen. Nach dem Motto "die Summe macht's", können Sie auf Dauer viel Zeit einsparen, sollten Sie folgende Tipps befolgen:

Technische Hilfsmittel

Schauen Sie, dass Sie ein zentrales Ablagesystem für Ihre Daten haben. Am besten eines, das auf Ihre Tätigkeiten zugeschnitten ist. Eine schnelle Auffindung gesuchter Informationen ist eines der größten Potentiale für die Zeiteinsparung. Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, sofern es möglich ist. Statt immer wieder das gleiche zu erklären, könnten Sie FAQs erstellen, oder ein Erklärungsvideo aufnehmen.

Umgebung

Sorgen Sie für einen sauberen Arbeitsplatz. So sind Informationen schneller aufzufinden und es gibt auch weniger Ablenkungspotential. Schalten Sie Ihr Handy in den Flugzeugmodus oder verbannen Sie es aus der Arbeitszone, sofern das Ihre Tätigkeit zulässt. So bleiben Sie konzentriert und eher bei der Sache. Wenn möglich, suchen Sie ruhige Räume zum Arbeiten auf. Sie helfen Ihnen dabei eher bei der Sache zu bleiben. Wenn das nicht möglich ist, versuchen Sie es mit Kopfhörern. Es ist zwar nicht jedermanns Sache, wirkt aber bei vielen wahre Wunder.

Prioritätenliste

Egal wie viel Zeit Sie haben. Alles kann man selten erledigen, da sich die Arbeit nach dem Maß ausdehnt wie viel Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Dieses Phänomen nennt man das Parkinson'sche Gesetz. Umso wichtiger ist es für unsere To-Do's Prioritäten zu setzen, um bessere Resultate zu erzielen. Wenn zu viele Arbeiten übrig bleiben, sollte man sich jedoch darüber Gedanken machen, ob diese Arbeiten wirklich notwendig sind. Wenn ja, kann die Arbeit vielleicht delegiert oder auch automatisiert werden.

Kein Wechsel zwischen Tätigkeiten

Versuchen Sie bei der angefangenen Tätigkeit bis zur Fertigstellung zu bleiben. Bei öfteren Wechsel der Tätigkeiten droht ein Verlust wertvoller Zeit. Es macht daher Sinn, sich fixe Arbeitszeiten für bestimmte Tätigkeiten zu reservieren. Um Ihren Plan auch einhalten zu können, ist es wichtig, genügend Zeit für einzelne Tätigkeiten einzuplanen, da sonst alle halb fertig bleiben.

Zeitprotokoll

Wissen Sie was Ihnen am meisten Zeit kostet, oder mit was Sie sich am meisten beschäftigen? Wenn nicht, sollten Sie zumindest für eine gewisse Zeit ein Zeitprotokoll Ihrer Arbeitsprozesse führen. Somit können Sie einschätzen, bei welchem Arbeitsablauf das größte Optimierungspotential besteht, aber auch herausfinden, von welchen Tätigkeiten Sie sich besser trennen sollten.

---

Zusammenfassung

• Analysieren Sie Ihre Arbeitsprozesse
• Bei welchen Arbeitsschritten gibt es Optimierungspotential?
• Fragen Sie sich was sind Ihre Zeitfresser, also Dinge die Ihnen nicht wirklich helfen Resultate zu erreichen. Verabschieden Sie sich von diesen.
• Haben Sie immer Pareto im Hinterkopf
• Halten Sie sich an die Tipps, die Ihnen mehr Zeit und Effizienz schenken.